التخصصات التدريبية
قم بتحميل محتويات الدورة :
مقدمة:
مع التحول الرقمي الذي تشهده المؤسسات الحكومية، أصبحت إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية ضرورة ملحّة للحفاظ على كفاءة العمل وضمان الوصول السريع إلى المعلومات والوثائق الرسمية. يساهم تطبيق تقنيات الأرشفة الإلكترونية في تحسين تنظيم الملفات، زيادة سرعة استرجاع البيانات، وضمان الحفاظ على سرية وأمان المعلومات الحكومية. يهدف هذا البرنامج التدريبي إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لإدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية بفعالية، والامتثال للمعايير القانونية والرقابية التي تضمن حماية البيانات وتحسين الكفاءة التشغيلية في المؤسسات الحكومية.
أهداف البرنامج:
- فهم مفهوم إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية وأهميتها في المؤسسات الحكومية.
- التعرف على أحدث التقنيات والأنظمة المستخدمة في إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية.
- إتقان مهارات تنظيم وتصنيف وحفظ واسترجاع الوثائق الإلكترونية.
- تطوير سياسات وإجراءات واضحة لإدارة دورة حياة الوثائق الإلكترونية.
- ضمان أمن وسرية المعلومات الحساسة في الوثائق الإلكترونية.
- الامتثال للقوانين واللوائح المتعلقة بإدارة الوثائق والأرشفة.
- تطبيق المعرفة المكتسبة في تطوير وتحسين نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية في المؤسسات الحكومية.
الفئة المستفيدة:
- مسؤولو إدارة الوثائق والأرشفة في المؤسسات الحكومية.
- فرق تكنولوجيا المعلومات المسؤولة عن تطبيق الأنظمة الرقمية.
- مدراء الأقسام الإدارية في المؤسسات الحكومية.
- المساعدون التنفيذيون ومسؤولو السكرتارية في القطاع الحكومي.
- المستشارون والمتخصصون في تكنولوجيا المعلومات والأرشفة الرقمية.
- الأكاديميون والباحثون في مجالات الأرشفة وإدارة الوثائق الرقمية.
محتويات الدروة :
اليوم التدريبي الأول:
مقدمة إلى إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية
- مفهوم إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية وأهميتها في المؤسسات الحكومية.
- مزايا وعيوب التحول من الأرشفة الورقية إلى الإلكترونية.
- التحديات التي تواجه إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية في الحكومة.
- أفضل الممارسات العالمية في هذا المجال.
- ورشة عمل: تحليل نظام إدارة الوثائق الحالي في جهة حكومية وتحديد نقاط القوة والضعف.
اليوم التدريبي الثاني:
التقنيات والأنظمة
- استعراض أحدث التقنيات والأنظمة المستخدمة في إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية (مثل أنظمة إدارة المحتوى (ECM)، التخزين السحابي، التوقيع الإلكتروني، الذكاء الاصطناعي في استخراج وتحليل البيانات من الوثائق).
- كيفية اختيار وتطبيق الأنظمة المناسبة لاحتياجات المؤسسة الحكومية.
- معايير الأمان والخصوصية في الأنظمة الإلكترونية.
- ورشة عمل: تجربة عملية على إحدى أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.
اليوم التدريبي الثالث:
تنظيم وتصنيف وحفظ واسترجاع الوثائق
- أهمية تنظيم وتصنيف الوثائق الإلكترونية بشكل فعال.
- استخدام البيانات الوصفية (Metadata) في تنظيم الوثائق.
- تقنيات البحث والاسترجاع المتقدمة (مثل البحث النصي الكامل، البحث الدلالي).
- أرشفة الوثائق طويلة الأجل وضمان إمكانية الوصول إليها في المستقبل.
- ورشة عمل: تنظيم وتصنيف مجموعة من الوثائق الإلكترونية باستخدام نظام إدارة محتوى.
اليوم التدريبي الرابع:
الأمن والسرية
- التحديات الأمنية التي تواجه الوثائق الإلكترونية (مثل الاختراق، التلاعب، الفقدان).
- تقنيات حماية البيانات (مثل التشفير، التحكم في الوصول، النسخ الاحتياطي، إدارة الهويات).
- سياسات وإجراءات لضمان سرية المعلومات الحساسة.
- التعامل مع حوادث الاختراق الأمني.
- ورشة عمل: تطوير سياسة أمنية لحماية الوثائق الإلكترونية.
اليوم التدريبي الخامس:
الامتثال والتقييم
- الإطار القانوني والتنظيمي لإدارة الوثائق والأرشفة في [اسم الدولة].
- ضمان الامتثال للمعايير واللوائح ذات الصلة.
- تقييم أداء نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية.
- التطوير المستمر للنظام.
- تقييم البرنامج التدريبي وحلقة نقاش مفتوحة.
- إعداد خطط عمل فردية لتطبيق المعرفة المكتسبة.
أساليب التدريب :
- نقاشات مفتوحة لتحليل وجهات النظر.
- دراسة حالات.
- قصص وأمثلة واقعية .
- التمارين واختبارات الشخصية.
- العصف الذهني.
- تكليف المتدربين بمشروعات جماعية أو فردية.
- ربط المحتوى بتجارب مألوفة.