التعامل مع الضغوط والوقت في السكرتارية التنفيذية

اليوم التدريبي الأول:

فهم الضغوط في العمل الحكومي

• مفهوم الضغوط وأنواعها (ضغوط العمل، ضغوط العلاقات، ضغوط الحياة الشخصية).
• أسباب الضغوط في بيئة العمل الحكومية (كثرة المهام، ضيق الوقت، التغيير المستمر، التوقعات العالية).
• تأثير الضغوط على الصحة النفسية والجسدية والإنتاجية.
• ورشة عمل: تحديد مصادر الضغوط الشخصية في بيئة العمل.

اليوم التدريبي الثاني:

إدارة الوقت وتحديد الأولويات

• أهمية إدارة الوقت في تقليل الضغوط وتحقيق الكفاءة.
• تقنيات إدارة الوقت (مثل مصفوفة Eisenhower، تقنية Pomodoro).
• تحديد الأولويات ووضع أهداف واقعية.
• التعامل مع المماطلة والتسويف.
• ورشة عمل: تطوير خطة شخصية لإدارة الوقت وتحديد الأولويات.

اليوم التدريبي الثالث:

تنظيم المهام والمعلومات

• أهمية التنظيم في تقليل الضغوط وتحسين الإنتاجية.
• تقنيات تنظيم المهام (مثل قوائم المهام، التقويمات، التطبيقات الرقمية).
• تنظيم المعلومات والوثائق بشكل فعال.
• استخدام الأدوات الرقمية في التنظيم (مثل التخزين السحابي، أنظمة إدارة المحتوى).
• ورشة عمل: تنظيم وتصنيف مجموعة من المهام والمعلومات باستخدام الأدوات الرقمية.

اليوم التدريبي الرابع:

التواصل الفعال وإدارة العلاقات

• أهمية التواصل الفعال في بناء علاقات إيجابية وتقليل الضغوط.
• مهارات الاستماع النشط والتحدث بوضوح وثقة.
• التعامل مع الشخصيات المختلفة وبناء علاقات تعاونية.
• إدارة النزاعات والخلافات بطريقة بناءة.
• ورشة عمل: محاكاة سيناريوهات تواصلية وتطبيق مهارات التواصل الفعال.

اليوم التدريبي الخامس:

التفويض والاسترخاء والتطبيق العملي

• أهمية التفويض في تخفيف عبء العمل.
• مهارات التفويض الفعال.
• تقنيات الاسترخاء وإدارة التوتر (مثل التنفس العميق، التأمل، اليقظة الذهنية).
• تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية.
• تقييم البرنامج التدريبي وحلقة نقاش مفتوحة.
• ورشة عمل: تطوير خطة عمل شخصية لتطبيق المهارات المكتسبة في إدارة الوقت والتعامل مع الضغوط.

أساليب التدريب :

• نقاشات مفتوحة لتحليل وجهات النظر.
• دراسة حالات.
• قصص وأمثلة واقعية .
• التمارين واختبارات الشخصية.
• العصف الذهني.
• تكليف المتدربين بمشروعات جماعية أو فردية.
• ربط المحتوى بتجارب مألوفة.